Drs. Z. Bambang Darmadi, MM.

Manajer yang tidak sukses mengeluh kekurangan waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya, akan tetapi manajer yang sukses merasa kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktu (The. Liang Gie). Orang-orang yang sangat sibuk senantiasa mempunyai waktu untuk melakukan segala pekerjaan. Kebalikannya, orang-orang dengan waktu terluang yang sangat banyak mempunyai waktu untuk tidak melakukan apa-apa (Ernest Dimnet).

Belajar menggunakan waktu merupakan suatu ketrampilan yang berharga atau merupakan ketrampilan yang memberikan keuntungan - keuntungan tidak hanya dalam studi, bekerja, melainkan juga keeuntungan sepanjang hidup. Sesungguhnya kemampuan menggunakan waktu secara efisien dapat merupakan salah satu prestasi terpenting dari seluruh hidup kita, sebab setiap individu yang terlibat dalam pengambilan keputusan penting dalam suatu organisasi-perusahaan, misalnya pada level manajer, dalam pelaksanaan tugasnya tidak lepas dari aspek 6 M, yakni: Man, Money, Material, Machine, Method, Market, yang kesemuanya harus mampu diaturnya.

Pada dasarnya untuk mengatasi tekanan waktu dibutuhkan beberapa prinsip. Prinsip pertama, perlunya meningkatkan output, karena waktu kerja bertalian erat dengan hasil kerja, bukan lamanya bekerja, sebab bila tolok ukur yang dipakai adalah lama bekerja, padahal seseorang yang lama bekerja, tetapi tidak menghasilkan apa-apa, sama saja artinya bekerja ytidak produktif. Bila seorang pimpinan/manajer dapat meningkatkan output-nya, ini berarti ia mempunyai waktu yang lebih banyak. Prinsip kedua, adalah prinsip penyempurnaan teknik. Untuk dapat memegang dan mempertahankan posisi kepemimpinan, seorang manajer harus menyisihkan sebagian waktunya setiap hari untuk mengembangkan diri. Disamping perlunya kemampuan mengatasi tekanan waktu, para pengambil keputusan dalam organisasi juga dituntut memahami teknik anggaran waktu. Suatu kebiasaan bekerja yang kurang efektif dalam hubungannya dengan penggunaan waktu adalah tidak menyediakan jatah waktu tertentu bagi setiap tugas. Tidak sedikit para manajer/pimpinan bekerja setiap waktu saja, tanpa gambaran dan perincian berapa lama sebaiknya sesuatu jenis pekerjaan dari sekian banyak macam diberi jatah waktu. Akibatnya, ada suatu tugas yang paling pokok agak dilalaikan, karena ada suatu urusan penting lainnya yang sama sekali terlupakan, dan ada serangkaian pekerjaan rutin kurang penting yang menyita seluruh waktu kerjanya setiap hari. Akhirnya tidak banyak hasil kerja penting yang dapat dicapai. Itu semua diakibatkan karena tidak dimilikinya teknik anggaran waktu secara baik.

Oleh karenanya teknik penyusunan anggaran waktu dapat dilakukan melalui: melakukan pencatatan selengkapnya mengenai seluruh tugas dan urusan yang harus diselesaikan (semacam inventarisasi tugas pekerjaan manajer), menggolongkan semua tugas menjadi kelompok-kelompok pekerjaan yang sejenis atau pelaksanaannya mempunyai kemiripan, menentukan jatah waktu kerja bagi tiap-tiap kelompok pekerjaan yang sejenis atau mirip dan menyusun seluruh jatah waktu kerja menjadi sebuah anggaran waktu

Sebagai contoh, untuk menyusun anggaran waktu bagi seorang manajer dengan waktu kerja 50 jam seminggu, tersusun anggaran berupa jatah waktu dan kelompok pekerjaan sebagai berikut: 12 jam untuk kegiatan korespondensi, telpon dan menerima tamu, 5 jam untuk kegiatan yang berurusan dengan kepegawaian, 15 jam untuk kegiatan rapat/konferensi, 8 jam untuk kegiatan tugas ke dalam /kegiatan tugas di luar, kemudian 10 jam untuk kegiatan menyusun rencana baru organisasi-perusahaan

Oleh karenanya jangan sia-siakan waktu, sebab sekali waktu jika Anda sedang bekerja di kantor anda, amatilah sekeliling anda. Berapa banyak orang di sana yang mengembangkan kebiasaan menajemen waktu yang baik?.Tentu amat sedikit. Akan tetapi perhatikanlah lebih mendalam lagi. Bila Anda menjumpai seorang kawan yang mengatur waktunya dengan baik, pikirkanlah apa yang membedakan kawan tersebut dengan rekan-rekannya yang lain. Ia tidak semata-mata membuat daftar kegiatan kerja, akan tetapi ia pandai mengatur prioritas.

Anda tidak perlu bekerja lebih keras, yang penting adalah Anda kerja secara cerdas dan cerdik. Namun berapa banyak di antara kita yang mematuhi konsep kerja secara cerdas ?. Sangat masih sedikit. Menurut hemat saya, masih banyak para karyawan yang tidak mau percaya bahwa mereka dapat bekerja lebih cerdik. Padahal bila kita menyadari dengan benar, maka waktu adalah prestasi, waktu adalah kesempatan. waktu adalah sumberdaya yang paling berharga yang kita miliki. Kita tidak dapat menyimpan waktu di Bank. Kita juga tidak bisa membeli waktu. Yang dapat kita lakukan hanyalah menggunakannya secara konstruktif. Waktu merupakan pekerjaan manajerial yang tak tergantikan dan harus diperlakukan sesuai dengan kenyataan ini.

Menurut Pater Drucker, menerapakan manajemen waktu merupakan salah satu ciri utama eksekutif yang efektif. Lebih lanjut Drucker mengatakan bahwa, eksekutif yang efektif menyadari bahwa waktu adalah faktor pembatas. Kita membuang waktu terlalu banyak untuk bekerja. Jika kita merencanakan hari kita dan memanfaatkannya, bukan menyia-nyiakannya, kita boleh berbangga dengan prestasi kita. Kita mungkin akan dihormati oleh rekan-rekan sebagai pekerja yang tertib. Lebih penting lagi, kita tak perlu pulang larut malam dari kantor, membawa pulang ke rumah tas yang sarat dengan tumpukan pekerjaan dan kemudian merasa bersalah karena tidak punya waktu lagi untuk berkumpul dengan seluruh keluarga. Disadari mampun tidak, tembok penghambat terbesar untuk mengembangkan kebiasaan baru yang lebih inovatif dan hemat waktu adalah sikap. Ke mana saja waktu kita terbuang? Salah satunya adalah hilang karena bekerja tidak efisien dan tidak efektif. Efisien adalah melaksanakan pekerjaan dengan benar. Efektif adalah melakukan pekerjaan yang benar.

Secara umum gejala-gejala manajemen waktu yang buruk adalah, tidak pernah mempunyai waktu untuk mengerjakan
pekerjaan yang benar-benar penting, menggunakan waktu terlalu banyak untuk pekerjaan yang mendesak, tapi bukan yang penting, sering masih di kantor sampai malam, membawa pekerjaan kantor ke rumah, mengerjakan pekerjaan orang lain, merasa sangat diperlukan/tidak tergantikan, mengikuti rapat terlalu banyak, sukar mengatakan “tidak”, membiarkan orang lain mengatur waktu anda, sering merasa cemas, stress dan terburu-buru, jarang menyelesaikan pekerjaan secara just on time.

Ada beberapa petunjuk bagi kita yang sering menunda pekerjaan, yakni: tetapkanlah sasaran yang realistis dan mungkin dapat dicapai, tetapkan sistem pinalti/ hubungan antara unjuk kerja anda dengan imbalan/pinalti, jangan pernah menangani banyak masalah sekaligus, manfaatkanlah waktu seperempat jam sebelum makan siang, sediakan waktu tiap hari untuk suatu proyek tertentu, jangan toleransi gangguan, daftar semua yang akan dikerjakan, rencanakan dengan pasti.

* Drs. Z. Bambang Darmadi,MM (Pernah dimuat di Harian Kedaulatan Rakyat, tanggal 20 Juli 2005)